La nómina y la seguridad social se han considerado a través del tiempo en asuntos tediosos, repetitivos y hasta un tanto engorrosos, lo que debemos saber es que la nómina forma parte de la contabilidad y que debemos tener cuidado en su procesamiento ya que se puede limitar su deducción fiscal.
Existen personas que piensan: “una nómina la hace cualquiera que sume y reste”, permítanme decirles que eso no es verdad, partiendo de que la nómina no es sólo estipular una cantidad a pagar, sino que además de los diversos conceptos de pago que contempla la Ley Federal del Trabajo, existen otras leyes aplicables en México que no son un asunto sencillo al momento de retener o determinar el impuesto o las cuotas obrero patronales a cada trabajador.
Se dice que “Las leyes son de aplicación estricta” la realidad es que su interpretación no suele ser tan objetiva, sino más bien “a veces” se sujeta a la creatividad y suele complicarse e incluso la simple lectura de la misma no es comprensible y se complica en la nómina aún más cuando se trata de aplicar en forma conjunta sobre los mismos conceptos lo aplicable en otras leyes como la del IMSS, INFONAVIT, CODIGO FINANCIERO DEL DF o del Edo de México, INFONACOT, etc., etc., todo para poder obtener un pago neto por la prestación de un servicio personal subordinado; de ahí que existan tantas reglas misceláneas, criterios internos, criterios vinculativos, no vinculativos, jurisprudencias, tesis aisladas, etc., etc.
Por lo anterior aquí les damos algunos actividades básicas que deben considerar para poderpreparar una nómina completa y correcta:
1º. Contar con un expediente individual de los empleados lo más completo posible, en base a esa información configurarás el expediente electrónico del trabajador y obtendrás la suficiente información para cumplir con las obligaciones fiscales, de seguridad social y laborales.
2º. Elaborar un Contrato, no machote, un contrato debidamente firmado por las partes, donde se aglutinen todas las características de la prestación del servicio personal y subordinado por cada trabajador en lo individual de conformidad con las políticas internas de tu empresa.
3º. Importante crear con anticipación los calendarios de todo el año para todo el año, para que conozcas con anticipación que periodos a considerar en tu cierre contable.
4º. Considera todos los descuentos que debes contemplar en tu nómina ya sea por créditos Infonavit, Infonacot, incapacidades, faltas, anticipos de sueldo, etc.
5º. Si se procesa en un software de nóminas, es indispensable revisar periódicamente la aplicación de las fórmulas de manera manual para verificar que coinciden con el procedimiento que marcan las leyes en cuanto a retenciones, cuotas patronales o prestaciones laborales y asegurar que obtienes el resultado correcto, recuerda que la computadora es una herramienta.
6º. Mantener constantemente actualizado el software ya que se estará fiscalizando más detenidamente los ingresos a través de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) llámense Recibos de Nómina, mismos que harán las veces de constancias para efectos fiscales, de los ingresos que perciben los individuos.
7º. Recuerda que una vez procesada la nómina debes darle una revisada al salario que estas considerado, sino hubo modificaciones por aumento de sueldo o variables del bimestre pasado que debiste reportar al IMSS, es conveniente realizar la confronta con la Emisión anticipada mensual o bimestral del Seguro social de manera cotidiana para evitar sorpresas.
8º. Al término revisa escrupulosamente la nómina con los recibos y soportes y firma todo para que estés 100% seguro de que es la nomina final. Recuerda que debes darle su recibo a cada trabajador y que te firme la copia para el expediente y archivarlos para evitar dudas en el futuro.
Esperamos que esta información sea valiosa para ti, ¡recuerda que siempre cuentas con nosotros para apoyarte en tus dudas!